Naujo darbuotojo pirmoji diena dažnoje įmonėje atrodo taip: personalo specialistė atneša segtuvą, naujokas per valandą pasirašo dešimt dokumentų, kurių neskaito, gauna „kokių yra“ dydžio pirštines ir eina dirbti. Dalis saugos darbų lieka „vėliau“ — o „vėliau“ turi įprotį pasimiršti.
Blogiausia, kad visa tai išaiškėja pačiu netinkamiausiu metu — per patikrinimą arba tiriant įvykį.
Priežastis — ne aplaidumas, o proceso konstrukcija. Naujoko sauga padalinta mažiausiai trims žmonėms: personalas įformina, tiesioginis vadovas parodo darbo vietą, saugos specialistas instruktuoja. Kiekvienas daro savo dalį, bet proceso šeimininko nėra — kaip nėra ir vienos vietos, kur matytųsi, kas jau atlikta.
Antra bėda — žmogus atsiranda personalo apskaitoje, o saugos sąrašuose tik tada, kai kas nors jį perkelia ranka. Kiekvienas rankinis žingsnis yra proga pamiršti, ir kuo daugiau įdarbinimų, tuo dažniau ta proga suveikia.
ERP365 darbuotojų saugos modulyje naujoko paruošimas aprašomas vieną kartą — šablonu: kurie instruktavimai ir mokymai privalomi ir per kiek dienų nuo įdarbinimo jie turi būti atlikti. Toliau viskas vyksta automatiškai:
Personalo žmogui tai reiškia vieną veiksmą — sukurti darbuotojo kortelę. Visa kita seka iš jos.
1. Pirmoji diena — sukuriama kortelė, paskiriamos užduotys, išduodama AAP pagal normas ir dydžius, o įvadinis instruktavimas perskaitomas ir patvirtinamas telefone. 2. 2–3 diena — darbo vietos instruktavimas ir privalomi mokymai su žinių testais; išlaikius testą suformuojamas pažymėjimas. 3. Iki savaitės pabaigos — įregistruojama sveikatos patikrinimo išvada. 4. Rezultatas — darbuotojo atitikties būsena tampa „tvarkoje“, ir tai matoma kortelėje, sąrašuose ir skydelyje.
Jei kas nors nepadaryta, būsena rodo įspėjimą arba blokavimą — pavyzdžiui, dėl neišduotos privalomos apsaugos priemonės. Tai mato ir vadovas, ir pats darbuotojas, todėl trūkumai tvarkomi pirmą savaitę, o ne po metų.
Gamyboje ar sandėlyje naujokas dažnai neturi nei kompiuterio, nei darbinio el. pašto — ir būtent čia popierius atrodo neišvengiamas. Todėl darbuotojo portalas veikia telefone su keliais prisijungimo būdais: PIN kodu, vienkartine nuoroda arba kiosko režimu ceche.
Mokymo turinys — tekstas, failas ar vaizdo įrašas — peržiūrimas telefone, testas pradedamas iš to paties puslapio, o instrukcija patvirtinama vietoje, su laiko žyma ir IP adresu. Atskiros sistemos paskyros darbuotojui nereikia.
Po savaitės darbuotojo kortelėje yra viskas, ko prireiks po metų ar trejų: patvirtinimai su laiko žyma, IP adresu ir konkrečia dokumento redakcija (įrašų pakeisti ar ištrinti negali niekas), mokymų pažymėjimai ir išduotų priemonių sąrašas. Ne segtuve, kurį reikia surasti, o vienoje vietoje, iš kurios formuojamos ir ataskaitos patikrinimui.
Yra ir simetrija: darbuotojui išeinant, iš tos pačios kortelės suformuojamas AAP grąžinimo lapas. Vadovui nebereikia klausti „ar naujokas jau viską turi?“ — atsakymas visada yra būsena.
Naujoko sauga stringa ne dėl žmonių, o dėl rankinio proceso be šeimininko. Aprašius pirmąją savaitę šablonu, ji vyksta savaime: užduotys susikuria įdarbinimo dieną, AAP išduodama pagal normas, instruktavimai patvirtinami telefone, o savaitės pabaigoje darbuotojo būsena — „tvarkoje“. Segtuvo vietą užima darbuotojo kortelė, kurioje po metų randama viskas, ko klausia inspektorius ar auditorius.
> Norite pamatyti naujoko paruošimą nuo pirmos dienos? 30 min. demo — parodysime ERP365 saugos modulį: naujoko šablonai, automatinės užduotys, AAP išdavimas ir darbuotojo portalas telefone.