Daugelyje mažų ir vidutinių įmonių pirkimai veikia taip: patyręs žmogus „žino“, ko ir kiek reikia, užsako telefonu ar el. laišku, o kainų nelygina, nes „su šituo tiekėju dirbam dešimt metų“. Tvarka paprasta, greita ir iki tam tikros ribos ji veikia.
Problema ta, kad tokios tvarkos kaina nematoma jokioje ataskaitoje:
Kiekviena eilutė atskirai — smulkmena. Kartu jos reiškia, kad įmonė perka brangiau, laiko per daug atsargų ir vis tiek patiria trūkumus.
Pirkimų valdymo esmė — užsakymo priežastimi padaryti ne atmintį, o realų poreikį. ERP365 pirkimai remiasi tais pačiais duomenimis, kuriuos realiu laiku atnaujina sandėlis, pardavimai ir gamyba:
Žmogus iš „prisiminti ir užsakyti“ pereina į „peržiūrėti ir patvirtinti“. Sprendimą vis dar priima jis — tik dabar su skaičiais po ranka.
Prekės kortelės skirtukas „Pirkimas“: tiekėjas, minimalus kiekis, vieneto kaina ir pristatymo terminas dienomis, o viršutinėje juostoje — turimas ir prognozuojamas kiekis bei papildymo ribos (min. 160, maks. 300).
Antra pirkimų „iš atminties“ pusė — tiekėjai. ERP365 sistemoje kiekvienas tiekėjas turi kortelę su kainomis, pristatymo terminais, sąlygomis ir įvertinimais. Todėl užsakant matoma ne tik tai, iš ko visada perkama, bet ir kaip tiekėjo kainos atrodo palyginti su alternatyvomis.
Kai verta pasitikrinti rinką, iš to paties poreikio suformuojama užklausa keliems tiekėjams (RFQ) — sistema išsiunčia ją vienu veiksmu ir automatiškai palygina gautus pasiūlymus. Laimėjęs pasiūlymas vienu paspaudimu virsta pirkimo užsakymu. Jokių lentelių kainoms lyginti ir jokio „nusiųsiu visiems po laišką atskirai“.
Visas kelias vienoje sistemoje atrodo taip:
1. Poreikis — mažas likutis, pardavimas ar gamybos užsakymas inicijuoja pirkimo pasiūlymą. 2. Užklausa — jei reikia, RFQ keliems tiekėjams ir pasiūlymų palyginimas. 3. Užsakymas — patvirtinamas pirkimo užsakymas su kaina ir pristatymo terminu; laukiami kiekiai iškart matomi prie prekės. 4. Priėmimas — prekės priimamos į sandėlį skenuojant, likutis padidėja realiu laiku, išlieka ryšys su užsakymu.
Kiekviename žingsnyje lieka pėdsakas: kas užsakė, kada, iš ko ir kodėl. Po metų atsakymas į „kodėl tada pirkome iš šito tiekėjo?“ randamas per minutę, o ne po ilgos paieškos susirašinėjimuose.
Atskira, dažnai nuvertinama pirkimų valdymo dalis — tiekėjų sąskaitos. ERP365 sistemoje tiekėjo sąskaita automatiškai sugretinama su pirkimo užsakymu ir faktiniu priėmimu (vadinamasis 3-way match). Jei sąskaitoje daugiau, nei užsakyta ar gauta — sistema tai parodo dar prieš apmokant.
Rankiniu būdu taip sąskaitas sutikrina retai kas — tam tiesiog nėra laiko. Automatiškai jis vyksta kiekvienai sąskaitai, be išimčių.
Svarbiausias pokytis net ne greitis, o tai, kad pirkimų logika iš žmogaus galvos persikelia į sistemą: užsakymo taškai, tiekėjų sąlygos, kainų istorija ir sprendimų pėdsakai. Atostogos, liga ar darbuotojo kaita nebeparalyžiuoja tiekimo — naujas žmogus mato visą kontekstą nuo pirmos dienos.
O vadovas gauna atsakymus, kurių anksčiau nebuvo: kiek išleidžiame pagal tiekėją ir prekių grupę, kaip tiekėjai laikosi terminų, kur kainos augo greičiau nei rinkoje. Su šiais skaičiais metinės derybos su tiekėjais atrodo visai kitaip.
Užsakinėjimas „iš atminties“ veikia, bet kainuoja: skubos antkainiai, įšaldytos atsargos, nelyginamos kainos ir tiekimas, priklausantis nuo vieno žmogaus. ERP365 pirkimų modulis šią logiką apverčia: poreikį fiksuoja sandėlio likučiai ir gamybos planai, kainas lygina RFQ, sąskaitas sutikrina sistema, o žmogui lieka sprendimai. Pirkimai tampa procesu, kurį galima matuoti ir gerinti — ne įgūdžiu, kuris išeina pro duris kartu su darbuotoju.
> Norite pamatyti, kaip sistema pati siūlo, ką užsakyti? 30 min. demo — parodysime ERP365 pirkimų modulį su jūsų scenarijais: užsakymo taškai, RFQ tiekėjams ir sąskaitų sutikrinimas.