Beveik kiekviena su fizinėmis prekėmis dirbanti įmonė sandėlio apskaitą pradeda nuo Excel. Ir tai normalu — kol prekių nedaug, o sandėlyje dirba vienas žmogus, lentelės užtenka. Bet įmonei augant, atsiranda simptomai, kuriuos atpažins daugelis:
Svarbu suprasti: tai ne žmonių aplaidumo problema. Tai įrankio riba. Excel yra skaičiuoklė, o ne sandėlio apskaitos programa — jis nefiksuoja operacijų istorijos, neturi rezervacijų sąvokos ir nesikalba nei su pardavimais, nei su pirkimais.
Sandėlio apskaitos programa nuo lentelės skiriasi ne gražesne išvaizda, o principu: likutis joje ne įrašomas ranka, o apskaičiuojamas iš operacijų. Kiekvienas priėmimas, perkėlimas, surinkimas ar nurašymas — atskiras įrašas su data, atsakingu darbuotoju ir dokumentu. Praktiškai tai reiškia:
Būtent taip veikia ERP365 sandėlio modulis — visa tai jame jau yra, papildomai programuoti nereikia.
Atsargų sąrašas: prie kiekvienos prekės matyti vieneto savikaina, bendra vertė, turimas ir laisvas naudoti kiekis, atvykstantys ir išeinantys kiekiai.
„Realiu laiku“ nėra rinkodaros frazė — tai konkretus mechanizmas. Priėmus prekes pagal pirkimo užsakymą, likutis padidėja tą pačią akimirką, kai sandėlininkas patvirtina priėmimą skeneriu. Pardavimų vadybininkui patvirtinus užsakymą, reikiamas kiekis rezervuojamas ir kiti pardavėjai jo nebeparduos. Išsiuntus prekes, likutis nurašomas automatiškai, o kartu suformuojamas važtaraštis.
Todėl klausimas „kiek turime X?“ nebėra skambutis į sandėlį. Atsakymas visada ekrane — tas pats pardavimams, sandėliui ir vadovui. O jei sandėliai keli, matomi kiekvieno sandėlio likučiai ir vidiniai perkėlimai tarp jų.
Didžioji dalis sandėlio klaidų atsiranda perrašinėjant: ne tas kodas, ne tas kiekis, ne ta eilutė. Skenavimas tokias klaidas tiesiog panaikina — priėmimas, surinkimas ir siuntimas vyksta pagal sąrašą, skenuojant kiekvieną prekę. Specialios įrangos nereikia: užtenka įprasto skenerio ar net telefono kameros.
Ten, kur svarbu šviežumas ar atsekamumas, sistema seka partijas, serijos numerius ir galiojimo datas, o prekes nurašo FEFO arba FIFO principu — pirmiausia tos prekės, kurių galiojimas baigiasi anksčiausiai arba kurios sandėlyje laikomos ilgiausiai. Naują sandėlio darbuotoją galima išmokyti per dieną, nes sistema pati nurodo, ką ir iš kur paimti.
Kai likučiai tikslūs, jais galima remtis automatizuojant užsakymus. Kiekvienai prekei nustatomas užsakymo taškas ir minimalus bei maksimalus likutis — kai likutis nukrenta žemiau ribos, sistema pati suformuoja pirkimo užsakymą tiekėjui arba gamybos užsakymą. Žmogui lieka tik patvirtinti.
Tai reiškia mažiau „užmiršau užsakyti“ situacijų ir mažiau perteklinių atsargų, įšaldančių apyvartines lėšas. Sandėlis čia veikia kartu su pirkimų moduliu — poreikis virsta užsakymu be perrašinėjimo.
Kai kiekviena operacija fiksuojama, inventorizacijos prasmė pasikeičia: tai jau ne „suskaičiuokime viską nuo nulio“, o „patikrinkime, ar sistema sutampa su lentyna“. Todėl ją galima atlikti dalimis — šiandien viena zona, rytoj kita — skenuojant ir nestabdant veiklos.
Nesutapimai matomi ir ištaisomi iš karto, kiekvienas pataisymas lieka istorijoje, o metinė „savaitgalio akcija“ virsta įprastu, nuobodžiu procesu. Nuobodus procesas sandėlyje — komplimentas.
Didžiausias skirtumas nuo atskiros sandėlio programėlės — ERP365 sandėlis gyvena toje pačioje sistemoje kaip ir pardavimai, pirkimai, gamyba bei apskaita. Pardavus prekę, likutis nurašomas, apskaita iškart mato atsargų vertę ir savikainą, o gamyba — ar užteks žaliavų kitos savaitės planui.
Ir kadangi ERP365 planuose vartotojų skaičius neribotas, į sistemą galima įtraukti visus — nuo sandėlininko iki vadovo — be papildomo mokesčio už kiekvieną prisijungimą. Planai prasideda nuo 99 €/mėn.: erp365.lt/kainos.
Excel sandėlyje veikia tol, kol įmonė maža — o paskui pradeda kainuoti: neteisingi likučiai, prarasti pardavimai, atsargose įšaldyti pinigai ir savaitgalinės inventorizacijos. Sandėlio apskaitos programa šias problemas sprendžia iš esmės: likutis skaičiuojamas iš operacijų, atnaujinamas realiu laiku ir matomas visiems vienodai. ERP365 sandėlio modulis prie to prideda skenavimą, partijas, automatinį papildymą ir tiesioginį ryšį su pardavimais, pirkimais bei apskaita — vienoje sistemoje, be „klijavimo“ tarp programų.
> Norite pamatyti savo sandėlį realiu laiku? 30 min. demo — parodysime ERP365 sandėlio modulį pagal jūsų scenarijus: likučius, skenavimą, automatinį papildymą ir inventorizaciją.