Beveik kiekviena su fizinėmis prekėmis dirbanti įmonė sandėlio apskaitą pradeda nuo Excel. Ir tai normalu — kol prekių nedaug, o sandėlyje dirba vienas žmogus, lentelės užtenka. Bet augant atsiranda simptomai, kuriuos atpažins daugelis:
Svarbu suprasti: tai ne žmonių aplaidumo problema. Tai įrankio riba. Excel yra skaičiuoklė, o ne sandėlio apskaitos programa — jis nefiksuoja operacijų istorijos, neturi rezervacijų sąvokos ir nesikalba nei su pardavimais, nei su pirkimais.
Sandėlio apskaitos programa nuo lentelės skiriasi ne gražesne išvaizda, o principu: likutis joje ne įrašomas ranka, o apskaičiuojamas iš operacijų. Kiekvienas priėmimas, perkėlimas, surinkimas ar nurašymas — atskiras įrašas su data, žmogumi ir dokumentu. Praktiškai tai reiškia:
Būtent taip veikia ERP365 (Odoo) sandėlio modulis — visa tai jame yra standartiškai, be papildomo programavimo.
„Realiu laiku" nėra marketingo frazė — tai konkretus mechanizmas. Priėmus prekes pagal pirkimo užsakymą, likutis padidėja tą pačią akimirką, kai sandėlininkas patvirtina priėmimą skeneriu. Pardavimų vadybininkui patvirtinus užsakymą, reikiamas kiekis rezervuojamas ir kiti pardavėjai jo nebeparduos. Išsiuntus siuntą — likutis nurašomas automatiškai, kartu su važtaraščiu.
Todėl klausimas „kiek pas mus yra X?" nustoja būti skambučiu į sandėlį. Atsakymas visada ekrane — tas pats pardavimams, sandėliui ir vadovui. O jei sandėliai keli, matosi kiekvienos lokacijos likutis ir vidiniai perkėlimai tarp jų.
Didžioji dalis sandėlio klaidų atsiranda perrašinėjant: ne tas kodas, ne tas kiekis, ne ta eilutė. Skenavimas šitą klaidų klasę tiesiog panaikina — priėmimas, surinkimas ir siuntimas vyksta pagal sąrašą, skenuojant kiekvieną prekę. Specialios įrangos nereikia: užtenka įprasto skenerio ar net telefono kameros.
Ten, kur svarbu šviežumas ar atsekamumas, sistema seka partijas ir serijos numerius, galiojimo datas ir nurašo FEFO/FIFO principu — pirmiausia tai, kas seniausia ar greičiausiai baigsis. Naujas sandėlio darbuotojas apmokamas per dieną, nes sistema pati sako, ką ir iš kur paimti.
Kai likučiai tikslūs, ant jų galima statyti automatiką. Kiekvienai prekei nustatomas užsakymo taškas ir minimalus bei maksimalus likutis — nukritus žemiau ribos, sistema pati suformuoja pirkimo užsakymą tiekėjui arba gamybos užsakymą. Žmogui lieka tik patvirtinti.
Tai reiškia mažiau „užmiršau užsakyti" situacijų ir mažiau perteklinių atsargų, užšaldančių apyvartines lėšas. Sandėlis čia veikia kartu su pirkimų moduliu — poreikis virsta užsakymu be perrašinėjimo.
Kai kiekviena operacija fiksuojama, inventorizacija keičia prasmę: ji nebe „suskaičiuokime viską nuo nulio", o „patikrinkime, ar sistema sutampa su lentyna". Todėl ją galima daryti dalimis — šiandien viena zona, rytoj kita — skenuojant ir nestabdant veiklos.
Nesutapimai matomi iš karto, koreguojami su pilna istorija, o metinė „savaitgalio akcija" virsta įprastu, nuobodžiu procesu. Nuobodus sandėlyje — tai komplimentas.
Didžiausias skirtumas nuo atskiros sandėlio programėlės — ERP365 (Odoo) sandėlis gyvena toje pačioje sistemoje kaip pardavimai, pirkimai, gamyba ir apskaita. Pardavus prekę likutis nurašomas, apskaita iškart mato atsargų vertę ir savikainą, o gamyba — ar užteks žaliavų kitos savaitės planui.
Ir kadangi ERP365 planuose vartotojų skaičius neribotas, į sistemą galima įtraukti visus — nuo sandėlininko iki vadovo — be papildomo mokesčio už kiekvieną prisijungimą. Planai prasideda nuo 99 €/mėn.: erp365.lt/kainos.
Excel sandėlyje veikia tol, kol įmonė maža — o paskui pradeda kainuoti: neteisingi likučiai, prarasti pardavimai, užšaldytos atsargos ir savaitgalinės inventorizacijos. Sandėlio apskaitos programa šias problemas sprendžia iš principo: likutis skaičiuojamas iš operacijų, atnaujinamas realiu laiku ir matomas visiems vienodai. ERP365 (Odoo) sandėlio modulis prie to prideda skenavimą, partijas, automatinį papildymą ir tiesioginį ryšį su pardavimais, pirkimais bei apskaita — vienoje sistemoje, be „klijavimo" tarp programų.
> Norite pamatyti savo sandėlį realiu laiku? 30 min. demo — parodysime ERP365 (Odoo) sandėlio modulį su jūsų scenarijais: likučiai, skenavimas, automatinis papildymas ir inventorizacija.